Technology · Desarrollo ERP

Desarrollo ERP a medida para que cada operación tenga una sola versión en toda la empresa.

Desarrollamos ERP a medida para conectar clientes, pedidos, operaciones y facturación sobre los mismos datos. Podemos construir el sistema o completar la parte que las herramientas actuales no resuelven, integrarlo con lo que ya utilizáis y ponerlo en marcha por tramos.

  • Clientes y pedidos
  • Operaciones
  • Facturación
  • Integraciones

El punto de partida

No es un problema de departamentos. Es que cada uno tenga su versión.

Nadie hace nada mal. El comercial cierra, alguien avisa, almacén prepara, administración factura. Lo que falla es que el cambio no llega a la vez: llega por un mensaje, por una llamada, por una hoja que alguien mantiene. O no llega.

Un cambio, varias consecuencias

Una decisión entra una vez y llega a todo lo que le corresponde.

Confirmar un pedido no es marcar una casilla. Son media docena de cosas que hoy alguien tiene que acordarse de hacer, cada una en un sitio distinto. En un ERP es una sola decisión que atraviesa las áreas a las que afecta. Y sólo esas.

Lo que hace una persona

Confirma el pedido #1842.

Lo que queda escrito, a la vez

Ventas

El pedido queda cerrado y el precio deja de poder tocarse.

Almacén

Las unidades quedan reservadas y dejan de ofrecerse a otro.

Operaciones

Se abre la tarea de preparación con su fecha y su responsable.

Documentos

El albarán se genera con datos que ya existen; nadie los teclea.

Facturación

La factura queda habilitada. Antes de esto no podía emitirse.

Contabilidad

No se toca.

Eso ocurre cuando la factura se emite, no cuando el pedido se confirma.

Ninguna de las cinco es una automatización que haya que inventar: son cosas que ya pasan todos los días. Lo que cambia es que dejan de depender de que alguien se acuerde de avisar.

Qué gestiona

Un ERP no es un menú de módulos. Es el recorrido de una operación.

Lo que se centraliza no son pantallas: es una operación —un pedido, una obra, un expediente, un servicio— desde que entra hasta que se entiende. Cada tramo tiene sus datos y sus estados, y ninguno empieza de cero, porque el anterior ya los dejó escritos. Un software ERP a medida puede reunir clientes, presupuestos, pedidos, proyectos, stock, compras, facturación y cobros sobre una base de información compartida.

Entra

Todavía no es un pedido. Es alguien que pregunta.

  • Clientes y contactos
  • Oportunidades y fases de venta
  • Seguimiento comercial
  • Visitas, llamadas y notas
  • CRM conectado con el resto, no aparte

Se acuerda

Aquí el negocio se compromete a algo concreto, por un precio concreto.

  • Presupuestos y versiones
  • Tarifas y condiciones
  • Aprobaciones internas
  • Pedidos y contratos
  • Cambios aceptados sobre lo firmado

Se ejecuta

El acuerdo se convierte en trabajo, material y horas de alguien.

  • Tareas, estados y flujos de trabajo
  • Proyectos y obras
  • Planificación de recursos y equipos
  • Stock y compras a proveedores
  • Incidencias
  • Documentación y albaranes

Se cobra

Y aquí se cierra el círculo del dinero, que es donde más duele el desfase.

  • Facturación
  • Estados de cobro
  • Gastos imputados a su operación
  • Seguimiento económico y rentabilidad

Se entiende

Antes

Alguien suma cuatro sitios, los cuadra y entrega el número tres días tarde. Para entonces ya ha cambiado.

Ahora

Se pregunta. El estado ya está escrito, así que el informe es una lectura y no una reconstrucción.

No es una quinta etapa ni un módulo de reporting: es lo que se puede leer cuando las cuatro anteriores comparten el mismo estado.

A veces lo que hace falta no es el núcleo compartido. Si lo que se atasca es una operación concreta que no toca nadie más, o la parte que ve el cliente, el trabajo es otro: Software a medida y Desarrollo web a medida. Un ERP no tiene que absorberlo todo para que la empresa trabaje ordenada.

Antes de construir nada

Estándar, integración o a medida. No siempre gana la última.

Un ERP a medida no es la gama alta de un ERP: es lo que aparece cuando la forma de operar deja de parecerse a la de los demás. La pregunta no es cuál es mejor, sino cuánto se parece vuestro proceso a lo que una herramienta ya cubre.

Vuestro proceso

Lo que cubre una herramienta del mercado

Un ERP del mercadoLos dos perfiles coinciden.

Si compráis, vendéis y facturáis como se hace habitualmente en vuestro sector, probablemente ya existe software que encaja bien. Te lo decimos aunque signifique no vender un desarrollo.

IntegraciónCada herramienta cubre un tramo, y entre ellas quedan huecos.

Aquí el problema no es que falte software: es que hay demasiado y ninguno manda sobre el dato. El trabajo es conectarlos y decidir cuál es la fuente de cada cosa, no añadir un sistema más a la pila.

Desarrollo a medidaLa herramienta sobra por un lado y no llega por el otro.

Pagáis módulos que no usáis y, a la vez, hay tramos que ninguna contempla —y suelen ser justo los que os dan margen—. Ahí sí se construye. Y casi nunca entero: sólo el tramo que no existe.

Los tres casos no son tres puertas. La respuesta puede quedar entre ellos: mantener lo que ya funciona, integrar lo que necesita hablarse y construir sólo la parte que es vuestra y de nadie más. Y si el que encaja es el primero, es una conversación corta.

¿Ya tienes claro lo que necesitas?

Cuéntanos qué dato no os cuadra

La prueba

Una obra, un presupuesto y un movimiento del banco en el mismo sistema.

Obrescat es una empresa de reformas de Barcelona para la que diseñamos y desarrollamos su sistema de gestión. La enseñamos porque se puede mirar por dentro: una obra existe una sola vez, y su presupuesto, sus gastos, sus movimientos y su rentabilidad son datos de esa misma operación.

Obrescat

Empresa de reformas en Barcelona · Sistema de gestión a medida

Del presupuesto al margen real, sin salir del sistema.

El punto de partida

Los presupuestos vivían en una carpeta, los gastos en el correo y en tickets sueltos, y la rentabilidad de cada obra sólo se sabía al terminarla, cuando ya no se podía corregir.

Lo que se construyó

Un sistema donde la unidad es la obra: se presupuesta, se contrata con su importe y su margen objetivo, se le imputan los gastos y se cruza con la cuenta del banco. Cada movimiento sabe a qué obra pertenece.

Lo que cambia en el día a día

La pregunta «¿cómo va esta obra?» dejó de ser un trabajo de reconciliación. El estado ya está escrito, así que se consulta.

Lo que se puede comprobar aquí no es un porcentaje de ahorro: es que la obra, sus gastos y sus movimientos son la misma operación mirada desde sitios distintos.

Ver el caso de Obrescat

La obra: presupuesto, importe contratado y margen objetivo
Panel de Obras con la rentabilidad de cada una y el alta de una obra nueva: cliente, responsable, importe contratado y margen objetivo.
La cuenta: cada movimiento, categorizado y asignado a su obra
Panel de Cuenta / Movimientos: el saldo según banco, entradas y salidas, y cada movimiento categorizado y asignado a su obra.

Capturas reales del producto, con datos de demostración.

Hablemos

Cuéntanos qué dato comprobáis en tres sitios antes de fiaros.

No hace falta que traigas un pliego ni una lista de módulos. Con que nos cuentes qué operación se os complica, dónde deja de coincidir la información y con qué herramientas trabajáis hoy, podemos decirte si esto se resuelve con un ERP del mercado, conectando lo que ya tenéis o construyendo la parte que falta.

¿En qué punto estáis?
¿Qué inversión contempláis?

El total del proyecto o, si es un servicio continuado, la inversión del primer año.

Lo primero será entender el problema, no proponerte un servicio. Y si vemos que no tiene sentido que lo hagamos nosotros, también te lo diremos.

La transición

Cambiar de sistema no es subir ficheros. Es decidir qué merece venir.

La objeción real no suele ser el desarrollo: es que la información está repartida y hace años que nadie la ordena. Migrarlo todo tal cual es la peor opción, porque el sistema nuevo hereda el desorden con mejor aspecto.

Lo que hay hoy

Qué se hace con cada cosa

Tres Excel de pedidoscon versiones distintas

Se limpia, y se migra lo que sobreviva

La hoja de stockla mantiene una persona

No se migra: se convierte en regla del sistema

Facturas en el programa de contabilidad

Se conecta y se queda donde está

Clientes en el correo del comercial

Se migra

Presupuestos en una carpeta compartida

Se migra

La base del programa antiguodiez años de histórico

Se consulta donde está, mientras haga falta

Lo que sólo sabe una persona

No se migra: se convierte en regla del sistema

Por dónde se entra

  1. Clientes y operaciones abiertas
  2. Presupuestos vivos
  3. Facturación del ejercicio en curso

Durante unas semanas conviven los dos: el sistema nuevo manda sobre lo que está en marcha y el viejo se consulta. Se apaga cuando ya nadie lo abre, no en una fecha marcada en el calendario.

No prometemos una migración perfecta. Prometemos saber, antes de empezar, qué se trae, qué se limpia y qué se queda donde está.

Integraciones

Centralizar no significa meterlo todo dentro.

Un ERP que intenta sustituir todas las herramientas acaba haciéndolo casi todo un poco peor. Lo que tiene que ser único es el estado de la operación; lo demás puede seguir donde funciona bien, siempre que hable con él.

Dentro vive el estado

  • Quién es el cliente
  • En qué punto está la operación
  • Qué se acordó, y por cuánto
  • Qué queda por hacer, entregar o cobrar
  • Qué documento la respalda

Fuera viven las herramientas que hacen bien una cosa

  • Tienda onlineLos pedidos entran solos, con su cliente y con el stock ya descontado.
  • Banco y pasarela de pagoLos cobros llegan y se cruzan con la factura y la operación que les corresponde.
  • Contabilidad o gestoríaLas facturas salen ya cuadradas y con su referencia. Nadie las vuelve a teclear.
  • CRM o software del sectorSe sincroniza lo que las dos partes necesitan, y una de las dos manda sobre cada dato.
  • Reporting y BILeen del ERP en lugar de reconstruir el dato por su cuenta con otro criterio.

La regla que evita el líoPara cada dato hay un sistema que manda y los demás lo leen. Cuando eso no está decidido, integrar no ordena nada: multiplica las versiones en vez de reducirlas.

Cómo se decide qué sistema manda en cada dato entre la tienda y el ERP

Cómo lo abordamos

No empezamos por los módulos. Empezamos por una operación.

Un ERP mal planteado se define en una reunión de requisitos y sale con los módulos que alguien enumeró. Nosotros seguimos una operación real de principio a fin y anotamos dónde se rompe. Esa lista es la que decide qué se construye.

Saltos manuales que siguen colgando

01

Seguimos una operación de extremo a extremo

Un pedido, una obra o un expediente reales: quién los toca, qué estado tienen en cada paso, qué dato se vuelve a escribir y qué se comprueba en dos sitios antes de fiarse.

  • un correo
  • una hoja aparte
  • una llamada
  • una copia
  • una revisión
  • un dato reescrito

02

Separamos lo que es una regla de lo que es una costumbre

No todo lo que se hace hoy hay que llevárselo. Un ERP que copia las costumbres hereda el problema con mejor interfaz. Es la parte incómoda del proyecto y es donde se decide si va a servir.

  • un correo
  • una llamada
  • una copia
  • una revisión

03

Decidimos qué se centraliza, qué se integra y qué se queda fuera

Con el recorrido delante, la decisión deja de ser una opinión: se ve qué tramos comparten estado y cuáles pueden seguir viviendo en la herramienta que ya los resuelve bien.

  • una llamada
  • una revisión

04

Entramos por el tramo que más duele y lo ponemos en producción

No el sistema entero: el tramo cuyo arreglo se nota la primera semana. Sobre él se validan las reglas de verdad, con datos reales y con la gente que las va a usar, antes de construir lo siguiente.

  • una revisión

Al final quedan bifurcaciones, y quedan a propósito. Aprobar un descuento fuera de tarifa o parar una entrega siguen siendo decisiones de alguien. Lo que no debería ser una decisión es enterarse.

Encaje

Cuándo tiene sentido llamarnos.

  • El mismo dato vive en varios sitios y no siempre coincide.
  • Cada área sabe lo suyo, y nadie sabe el conjunto sin preguntar.
  • Hay procesos que sólo funcionan porque una persona sabe cómo van.
  • La facturación va por detrás de lo que ya se ha entregado.

Trabajamos

  • Empresas de servicios
  • Proyectos, obras y expedientes
  • Parte comercial y parte de ejecución
  • Stock y compras
  • Integración con lo que ya usáis
  • Proyectos por fases

Si vuestra operativa se parece a la de vuestro sector y lo que falta es ordenarla, no necesitáis un ERP a medida: necesitáis elegir bien uno del mercado y montarlo con criterio. Es otro trabajo, y también lo decimos.

Preguntas frecuentes

Lo que se pregunta antes de contratar.

¿Necesitamos un ERP a medida o nos vale uno del mercado?

Muchas veces vale uno del mercado, y lo decimos aunque no sea lo que nos interesa vender. Un ERP estándar parte de una estructura cerrada y la empresa se adapta a ella; eso funciona bien cuando la operativa se parece a la del sector. El desarrollo a medida tiene sentido cuando hay tramos del proceso que ninguna herramienta contempla, cuando esos tramos son justamente los que dan margen, o cuando adaptarse al software obligaría a trabajar peor de como se trabaja hoy.

¿Cuánto cuesta un desarrollo ERP a medida?

Depende del alcance, de cuántas áreas comparten estado, del nivel de integración con lo que ya usáis y de si se aborda entero o por fases. No hay un precio único porque no hay un ERP único. Lo que sí podemos dar pronto es un orden de magnitud: para eso hace falta ver una operación de principio a fin, no una lista de módulos.

¿Cuánto tarda y se puede empezar por una parte?

Sí, y casi siempre es la mejor forma de hacerlo. Se entra por el tramo que más duele —lo que hoy obliga a comprobar en varios sitios o lo que retrasa la facturación— y se pone en producción con datos reales. Eso permite validar las reglas antes de construir el resto, controlar la inversión y que el equipo se acostumbre por partes en lugar de cambiar de sistema un lunes.

¿Qué pasa con toda la información que tenemos hoy repartida?

Se revisa antes de tocar nada y se decide caso por caso: qué se migra, qué se limpia primero, qué se conecta y se queda donde está, y qué no se migra porque en realidad no es un dato sino una costumbre que hay que convertir en regla. El histórico antiguo normalmente se consulta donde está mientras haga falta. No prometemos una migración perfecta; prometemos saber qué se trae y qué no antes de empezar.

¿Puede convivir con las herramientas que ya usamos?

Es lo normal, y suele ser una de las claves del proyecto. El ERP puede integrarse con la tienda online, con el CRM, con la contabilidad o la gestoría, con el banco y la pasarela de pago, con software del sector y con herramientas de reporting, mediante APIs o los mecanismos que cada una ofrezca. La regla es que para cada dato haya un sistema que manda y los demás lo lean: sin esa decisión, integrar multiplica las versiones en lugar de reducirlas.

¿Y si el equipo no lo usa?

Es el riesgo real de un ERP, mucho más que el técnico. Se reduce de tres maneras: entrando por el tramo cuyo arreglo se nota la primera semana, separando en el análisis lo que es una regla del negocio de lo que es una costumbre heredada —copiar las costumbres es lo que hace que un sistema nuevo se abandone— y validando con la gente que lo va a usar antes de dar por buena una pantalla. Si un área tiene que trabajar peor para que el sistema esté contento, el sistema está mal planteado.

¿De quién es el sistema y quién lo mantiene?

El sistema es vuestro: el código, los datos y la documentación. Nosotros nos ocupamos del mantenimiento, del soporte y de la evolución mientras queráis, porque un ERP no se termina —cambia cuando cambia el negocio—, pero no se queda atado a nosotros. Si un día lo lleva otro equipo, se lo puede llevar.

Si has llegado hasta aquí, el siguiente paso es contárnoslo.

Cuéntanos qué dato no os cuadra

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