Technology · Desarrollo de software a medida
Desarrollo de software a medida para cuando el trabajo ocurre entre las herramientas.
Tu empresa ya tiene un sistema. Está repartido entre un ERP, tres hojas de cálculo, un grupo de WhatsApp y la cabeza de dos personas. Construimos el software que lo recoge: vuestros procesos, vuestras reglas y vuestros estados en un solo sitio, conectado con las herramientas que ya funcionan.
- Plataformas internas
- Backoffice
- Automatizaciones
- Integraciones
Una solicitud, de principio a fin
Un cliente pide presupuesto.
Hoy · cinco sitios
Con un sistema · cinco estados
Es el mismo recorrido. En un caso lo empuja una persona, salto a salto; en el otro avanza solo.
El punto de partida
El problema no es tener muchas herramientas. Es que el trabajo ocurra entre ellas.
Cada herramienta hace bien lo suyo. Ninguna se ocupa de lo que pasa en medio, y es en medio donde se decide si el trabajo avanza hoy o se queda parado hasta que alguien se acuerde.
- Correo
- Correo → Hoja de cálculoAlguien copia la petición y le pone fecha
- Hoja de cálculo
- Hoja de cálculo → CRMAlguien comprueba si ese cliente ya existía
- CRM
- CRM → ERPAlguien vuelve a teclear los mismos datos
- ERP
- ERP → Carpeta compartidaAlguien guarda el documento y le pone el nombre correcto
- Carpeta compartida
- Carpeta compartida → WhatsAppAlguien avisa de que ya está hecho
Lo que se ve, lo que se compra y lo que se factura
Lo que no aparece en ninguna factura
Seis herramientas y cinco huecos. Ninguna de las seis es responsable de ninguno de los cinco.
Cómo se nota
- Se tarda más en enterarse de que algo está parado que en resolverlo.
- Hay procesos que sólo sabe llevar la persona que siempre los ha llevado.
- Cada informe hay que montarlo a mano, porque los datos nunca están en el mismo sitio.
- Crecer un 20 % significa contratar a alguien para administrar ese 20 %.
Con criterio
Comprar, configurar o construir.
La pregunta no es cuál de las tres es mejor. Es cuánto tiene que deformarse vuestra forma de trabajar para caber en cada una. Mientras la deformación es pequeña, lo estándar gana siempre.
- Lo que admite la herramienta
- Cómo trabajáis vosotros
Seguir dentro obliga a esto
Comprar
El proceso es común y alguien lo ha resuelto mejor de lo que lo haríamos nosotros. Se compra, se configura y no se vuelve a tocar: nóminas, facturación, contabilidad.
A cambioTrabajáis como trabaja la herramienta. En un proceso estándar, eso no cuesta nada.
Configurar e integrar
Aparece una regla vuestra y la herramienta todavía puede seguirla: un campo que no traía, un estado más, una conexión que faltaba. Un CRM con vuestro embudo sigue siendo un CRM.
A cambioHeredáis sus límites, y cada versión suya puede moverlos de sitio.
Construir
Para seguir dentro hay que duplicar trabajo, saltarse pasos y llevar las excepciones aparte. Y lo que ya no cabe es justo lo que os distingue: cómo calculáis vosotros un precio, cómo cerráis un trabajo.
A cambioSe decide todo, y también se mantiene todo.
La frontera no la marca el catálogo de la herramienta: la marca el momento en que, para seguir usándola, hay que trabajar peor.
Si el proceso lo resuelve bien una herramienta que ya existe, lo decimos y la montamos. En bastantes conversaciones la respuesta correcta ha sido no construir nada, y eso también es parte del trabajo.
El trabajo invisible
Copiar, comprobar, buscar, acordarse, avisar, perseguir.
Ninguna de esas seis acciones produce nada. Son el pegamento entre sistemas que no se hablan, y se pagan con las horas del equipo que mejor conoce el negocio.
Un proceso cualquiera
- Copiar los datos del cliente
- Comprobar si ya era cliente
- Buscar qué se le cobró la última vez
- Acordarse de hacer seguimiento
- Perseguir la firma
- Avisar al equipo y bloquear fechas
- Actualizar el estado en dos sitios
- Recordar qué falta por pedir
- Cuadrar lo gastado con lo previsto
Cuando el proceso vive en un sistema
El estado avanza solo, el dato ya está escrito y el aviso sale sin que nadie se acuerde. El hueco no se cierra porque alguien trabaje más rápido: se cierra porque deja de haber hueco.
Lo que ocurre en medio
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tareas que no ha encargado nadie y que no producen nada
Y las personas
Esto no quita gente: quita el trabajo que no debería hacer nadie. Copiar, comprobar, recordar y perseguir no son decisiones. Decidir, negociar y resolver sí lo son, y para eso hace falta un equipo que llegue a ello.
Una sola verdad
El mismo trabajo, cuatro verdades distintas.
No es que el equipo se equivoque. Es que cada uno mira el sitio donde su parte es verdad, y ninguno de los cuatro sitios sabe nada de los otros tres.
El mismo presupuesto, esta mañana
Reforma del local de Aribau
Dónde está ahora mismo
La hoja del comercial
Importe12.400 €
la última versión que él envió
El correo del cliente
Importe11.900 €
aceptó, pero con dos partidas fuera
El ERP
EstadoPendiente
nadie lo ha tocado desde que se envió
El grupo de WhatsApp
FechaEmpezamos el lunes
el jefe de obra ya está organizando el equipo
Ninguna de las cuatro está mal. Las cuatro son ciertas en el sitio donde viven.
Dónde estaría
El sistema
- Aceptado · 11.900 €
- Dos partidas fuera de alcance
- Empieza el lunes 6
Y cuando algo de esto cambia, cambia en el único sitio donde está — y se entera todo lo que dependía de ello.
Que una fecha esté bien en un sitio y mal en otros tres no es un problema de organización del equipo. Es un problema de dónde vive el dato.
Qué construimos
Qué hace por dentro un sistema a medida.
Un software de gestión propio no se compra por módulos: se construye por lo que tiene que hacer.
La marca que se repite
Llamadlo solicitud, pedido, expediente o trabajo: da igual el nombre. Las cinco hacen algo distinto con el mismo objeto, y por eso son un solo sistema y no cinco herramientas.
Registra
dónde vive lo que pasa, para que exista una vez
Existe, con número y responsable.
- Clientes, contactos y expedientes
- Presupuestos, pedidos y contratos
- Obras, proyectos y trabajos
- Documentos, versiones y adjuntos
- Histórico y trazabilidad de cambios
- Datos maestros sin duplicar
Coordina
cómo avanza el trabajo sin que nadie lo empuje
Cambia de estado y alguien la tiene.
- Estados y ciclos de vida
- Workflows y aprobaciones
- Tareas, responsables y plazos
- Avisos, recordatorios y escalados
- Usuarios, roles y permisos
- Portales y áreas privadas
Decide
las reglas que sólo tienen sentido aquí
Una regla vuestra decide qué le pasa.
- Cálculo de precios, costes y márgenes
- Validaciones y condiciones propias
- Excepciones, límites y alertas
- Reglas de asignación y prioridad
- Liquidaciones y cierres periódicos
- Automatización de procesos repetitivos
Conecta
para que un dato se escriba una sola vez
Sale al ERP y vuelve con su factura.
- Integración con ERP y CRM
- Facturación y contabilidad
- Pagos, cobros y movimientos bancarios
- Correo, calendario y firma
- APIs propias y de terceros
- Importaciones, migraciones y cargas masivas
Muestra
qué se ve, quién lo ve y para decidir qué
Quien la necesita, la encuentra.
- Paneles de gestión y backoffice
- Cuadros de mando por rol
- Informes y reporting operativo
- Buscadores, filtros y vistas guardadas
- Exportaciones y documentos generados
- Aplicaciones empresariales de consulta
Y lo que se ve en la última capa es lo que decide qué entra mañana por la primera.
Cuando el proceso entra y sale por la web pública, o cuando el software que hay que construir no es para vosotros sino para vendérselo a vuestros clientes, es otro proyecto y también lo hacemos: Desarrollo web a medida y SaaS. Lo que no cambia es quién lo lleva.
Lo que ya funciona
A medida no significa tirar lo que ya funciona.
Casi ningún proyecto empieza en una empresa vacía. Ya hay un ERP, una facturación, un banco, un correo y una manera de hacer las cosas. Lo nuevo se construye alrededor de eso, no encima.
Lo que entra
- ERPClientes, artículos y facturas que ya están dados de alta
- BancoLos movimientos de la cuenta, tal y como los exporta
- WebLas peticiones y los pedidos que llegan de fuera
- CorreoLos documentos que manda el cliente
Lo que se construye
Vuestros procesos, vuestras reglas y vuestros estados. Es la parte que ninguna herramienta trae hecha, y es la única que hay que construir.
Lo que sale
- FacturaciónLa factura, con sus líneas y su concepto
- ContabilidadEl gasto, ya categorizado y asignado a su trabajo
- CorreoEl aviso, a quien tiene que actuar
- DirecciónEl informe, sin montarlo a mano cada mes
Un dato entra una vez y viaja. Ni se sustituye el ERP ni se le pide que haga algo para lo que no está.
Cómo lo hacemos
No empezamos por las pantallas. Empezamos por lo que pasa cuando pasa algo.
El proceso real de una empresa no está escrito en ninguna parte: está repartido entre lo que hace cada uno y lo que todos dan por supuesto. El trabajo consiste en sacarlo de ahí y convertirlo en algo que se pueda comprobar.
Lo que nos contáis en la primera reunión
«Cuando el cliente acepta, Marta avisa a compras y bloquea la fecha en el calendario. Si tarda más de una semana en contestar, hay que revisar el precio antes de nada.»
Las reglas
- Aceptar un presupuesto reserva material y reserva fecha.
- Un presupuesto caduca a los siete días naturales.
- Un presupuesto caducado no se acepta: se revisa el precio y se vuelve a enviar.
Tres frases que se pueden discutir una a una, y en esa discusión salen las excepciones. La frase de arriba no se podía discutir: había que interpretarla.
Los estados
- Borrador
- Enviado
- Caducado
- Aceptado
- En curso
- Cerrado
Seis, y sólo seis. Si más adelante aparece un séptimo, es que había una regla que nadie había contado.
El comportamiento
- Al aceptarreserva material, avisa a compras y bloquea la fecha.
- Al séptimo díamarca caducado y avisa al comercial.
- Al revisar el precionace una versión nueva y la anterior no se borra.
Esto ya es el software. Y todavía no existe ni una sola pantalla.
El uso
Marta lo usa con presupuestos de verdad la primera semana.
Si una regla estaba mal entendida se ve ahí, no seis meses después. Cambiarla en ese momento cuesta una tarde.
Y sólo entonces se decide qué pantallas hacen falta y cómo son: las pantallas son la última decisión, no la primera. A partir de ahí el sistema crece por fases, empezando siempre por el proceso que más duele.
La prueba
Una empresa de reformas operando sobre su propio sistema.
Obrescat es una empresa de reformas de Barcelona. Llevamos más de cuatro años con ellos, y su panel a medida es hoy el sitio donde ocurre el trabajo: clientes, presupuestos, obras, gastos, banco y rentabilidad dentro de la misma estructura.
Obrescat
Empresa de reformas · Sistema operativo a medidaDel presupuesto al margen de la obra, sin sumar nada a mano.
Qué tenía que hacer
Que el mismo dato —un cliente, un presupuesto, una obra, un gasto— existiera una sola vez, y que la rentabilidad de cada obra se pudiera mirar cualquier día y no sólo al cerrarla.
Qué se construyó
Un panel donde el presupuesto se monta sobre un banco de precios propio, la obra hereda ese presupuesto, cada gasto se asigna a su obra, los movimientos del banco se cruzan con esos gastos y el margen de cada obra sale de ahí solo.
+4 años
evolucionando el mismo sistema, sin rehacerlo.
Capturas reales del panel, con datos de demostración.
Nadie en Obrescat abre cinco herramientas para saber cómo va una obra. Abre una.
Encaje
Cuándo compensa tener software propio.
- El mismo proceso se repite muchas veces al mes y casi siempre igual.
- Que salga adelante depende del trabajo manual de personas concretas.
- Los errores aparecen siempre en el mismo punto: al pasar un dato de una herramienta a otra.
- Lo que no encaja en lo estándar es justo la parte que os distingue.
Trabajamos con
- Pymes con operativa propia
- Empresas de servicios
- Industria y producción
- Construcción y obra
- Equipos administrativos
- Proyectos por fases
No todo proceso merece software propio. Si ocurre cinco veces al año, si cambia cada mes o si todavía no tenéis claro cómo lo hacéis, una hoja de cálculo bien hecha es mejor inversión — y lo decimos antes de empezar, no a mitad del proyecto.
Preguntas frecuentes
Lo que se pregunta antes de contratar.
¿Qué es exactamente el software a medida y en qué se diferencia de comprar un programa de gestión?
Un programa de gestión estándar trae una forma de trabajar dentro, y la empresa se adapta a ella. El desarrollo de software a medida parte de lo contrario: se mira cómo trabajáis hoy —qué entra, quién lo toca, qué reglas se aplican, en qué estados puede estar— y se construye un sistema que hace eso. La diferencia no está en las pantallas: está en que nadie tiene que inventarse un procedimiento para que el programa lo acepte.
¿Cuánto cuesta un proyecto de desarrollo de software a medida?
Depende de cuántos procesos entren, de cuántas reglas propias tengan, de cuánta gente lo use con permisos distintos y de con qué sistemas tenga que hablar. No cuesta lo mismo un panel que ordena presupuestos y trabajos que una plataforma con portal de cliente, cobros y conexión con el ERP. Lo que sí hacemos siempre es acotar antes de dar un número: presupuestar un proceso sin definir es presupuestar dos proyectos a la vez. Y si al acotarlo vemos que lo resuelve algo que ya existe, lo decimos.
¿Cuánto se tarda? ¿Se puede empezar sólo por una parte?
Sí, y casi siempre es lo mejor. Se elige el proceso que más duele, se pone en marcha con gente usándolo de verdad y se amplía sobre esa base. Permite validar antes, repartir la inversión y descubrir pronto —no al final— que una regla estaba mal entendida. Los plazos dependen de la complejidad de los procesos, no del número de pantallas.
¿Hay que sustituir el ERP y las herramientas que ya usamos?
No, y normalmente sería mala idea. La facturación, la contabilidad, las nóminas o el correo suelen estar bien resueltos por herramientas estándar. Lo que se construye a medida es la parte que ninguna cubre —vuestros procesos, vuestras reglas, vuestros estados— y se conecta por API con el resto para que un dato entre una vez y viaje solo. Cuando una herramienta no tiene API se estudia la vía posible y se dice claramente qué se puede automatizar y qué no.
¿De quién es el código y los datos, y qué mantenimiento necesita después?
El alcance, la propiedad y las condiciones de uso se dejan por escrito antes de empezar, y en un proyecto de empresa lo normal es que el código y los datos sean del cliente. Después, cualquier sistema en uso necesita mantenimiento: actualizaciones, seguridad, copias, rendimiento, ajustes y funcionalidades nuevas. Un software a medida no se termina el día que se pone en marcha: se estabiliza y sigue cambiando con la empresa.
¿Cómo se controla quién puede ver y hacer cada cosa?
Con usuarios, roles y permisos definidos sobre vuestra organización real y no sobre una plantilla: quién ve los márgenes, quién puede aprobar un gasto, quién sólo consulta lo suyo. Se añade registro de quién hizo qué y cuándo, copias de seguridad, cifrado en tránsito y control de accesos. Si el sistema trata datos personales se acota desde el principio cuáles y para qué, porque eso decide dónde se alojan y cuánto tiempo se guardan.
¿Y si nuestra forma de trabajar cambia dentro de un año?
Se cambia el sistema, que es justo lo que no se puede hacer con una herramienta estándar. Por eso importa cómo esté construido por dentro: si las reglas están escritas en un sitio identificable y los estados están bien separados, cambiar una condición es una tarde de trabajo. Ése es el criterio con el que se decide la arquitectura al principio, aunque no se vea en ninguna pantalla.
Hablemos
Enséñanos el proceso que hoy te obliga a abrir cinco herramientas.
No hace falta que traigas un pliego técnico ni una idea de software. Con que nos cuentes cómo funciona hoy ese proceso, quién lo lleva y dónde se atasca, podemos decirte si se resuelve con algo que ya existe o si hay que construirlo.